Die Planung einer Open-Air-Veranstaltung beginnt mit der Auswahl geeigneter und bestmöglich angeordneter Flächen für die unterschiedlichen Nutzungsbereiche. Zusätzlich zu den Flächen des Veranstaltungsgeländes werden Flächen für Produktion und Personal, Parkplätze und bei mehrtägigen Veranstaltungen auch für Zelt- und Wohnmobilplätze benötigt.

Durch langjährige Erfahrungen in der Veranstaltungsproduktion und im Verkehrsmanagement sind wir in der Lage die Flächen optimal zu dimensionieren und eine möglichst ideale Nutzung dieser zu bestimmen. Ziel ist es die Kosten gering und die Wege kurz zu halten.

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Welchen Nutzen hat das Flächenmanagement?

Die Notwendigkeiten liegen auf der Hand. Denn neben den vorhandenen Verkehrswegen haben die verfügbaren Flächen vor Ort entscheidenden Einfluss auf die Durchführbarkeit oder die maximale Größe einer Veranstaltung. Bei Großveranstaltungen ‚im Grünen‘ mit 30.000 Besuchern und mehr im Mehrtagesbetrieb sind rund 75 ha Fläche notwendig. Dabei stehen die Festivalnutzungen in Konkurrenz zur Hochleistungslandwirtschaft – dementsprechend hoch sind die Pachtkosten.

Ein konsequentes Flächenmanagement birgt also große Sparpotenziale für jeden Veranstalter. Speziell entwickelte Bewirtschaftungskonzepte tragen sowohl diesen kostenträchtigen Ressourcen als auch der Intensität der aufkommenden Verkehrsnachfrage Rechnung. Zu berücksichtigen sind bei der Flächenauswahl sowohl die Bodenbeschaffenheit als auch die unterschiedliche und in der Regel landwirtschaftliche Nutzung der Flächen. Wir prüfen die Möglichkeiten der Nutzung generell, die Möglichkeiten von Umwidmungen und die Kosten für die Wiederherstellung der Flächen nach der Veranstaltung. Die Eigentümer und Nutzer der benötigten Flächen müssen hinter der Veranstaltung stehen. Nur eine nachhaltige Flächenbewirtschaftung macht eine langfristige Zusammenarbeit möglich.

Deshalb umfasst unsere Planung und Vorbereitung auch die Durchführung von Informationsveranstaltungen für Eigentümer und Anwohner. In Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Rechtsanwaltskanzlei werden die Nutzungsvereinbarungen verhandelt und bei Wunsch auch zum Abschluss gebracht. Wir betreuen dann das Pachtverhältnis von der Übernahme der Fläche bis zur Rückgabe an den Eigentümer und organisieren im Schadensfall die Regulierung.